La numérisation de documents a le vent en poupe dans le secteur de l’archivage. Cette opération permet de sauvegarder de manière sécurisée le maximum d’informations dans un minimum d’espace. D’ailleurs, le format électronique facilite la recherche de données et permet de les modifier et les transmettre rapidement.
Les services proposés par une entreprise de numérisation de documents
Les données occupent une place prépondérante pour n’importe quels organismes publics et entrepris. Ces derniers aspirent à mettre en œuvre une gestion électronique de documents (GED). Cependant, la plupart ne savent pas comment procéder. De plus, la mise en place de ces processus en interne est chronophage et extrêmement couteuse.
Avec l’expertise d’une entreprise de numérisation de documents, vous pourrez mener à bien vos projets d’archivage électronique. Cette tâche implique le contrôle ainsi que la modification des données inexactes afin d’établir une base de données. Elle est réalisée par des opérateurs web dont la saisie de données et la numérisation de documents sont le cœur de métier. Grâce à leur savoir-faire, ils pourront réaliser votre projet avec rapidité et efficacité.
Si plusieurs entreprises ont déjà décidé de recourir aux services d’une agence spécialisée dans la saisie de données, c’est que cette option présente plusieurs avantages.
Pour commencer, cela permettra à l’entreprise de se recentrer sur son cœur de métier. En déléguant cette opération à la fois chronophage et onéreuse, l’entreprise gagne du temps, mais pas seulement ! En effet, l’externalisation de la saisie et de la collecte de données offre aussi un atout de taille en matière de prix. Si l’entreprise fait le choix de l’outsourcing (en l’occurrence une destination peu chère comme Madagascar), il peut réaliser jusqu’à 60 % d’économies. Ce chiffre peut aller jusqu’à 75 % si le client décide de faire appel à un opérateur de saisie online freelance. Par ailleurs, le donneur d’ordre bénéficie d’une certaine flexibilité étant donné que le contrat peut être personnalisé selon ses besoins.
Dernier avantage et non des moindres : on peut avoir la garantie de la sécurité des données, à condition de choisir un prestataire de confiance. Le client pourra même avoir accès au back-office et tous les accès sont tracés.
Entreprise de numérisation de documents : Comment ça marche ?
Comme son nom l’indique, ce type de prestataire numérise tout type de document, des coupons-réponse aux bulletins de salaire en passant par les bons de commande.
L’archivage des documents est réalisé en fonction des demandes du client. Après l’étape de numérisation, les fichiers seront stockés dans un serveur dédié et sécurisé. D’ailleurs,
Dans le cadre de sa mission, une entreprise de saisie de documents en ligne dispose d’un parc informatique performant et moderne. Le logiciel utilisé pour la numérisation des archives sera toujours choisi en fonction des besoins du donneur d’ordre. Il peut s’agir entre autres de Word ou d’Adobe Acrobat.
En toute fin de l’opération, chaque tâche bénéficie d’un contrôle de qualité avant enregistrement. Les agents opérateurs de saisie en ligne s’assurent que le travail réalisé soit en tout point conforme à ce qui est attendu par les clients.
Par ailleurs, une copie de sauvegarde peut être constituée à la demande du client dans les serveurs du prestataire.
Comme nous l’avions précisé, les prestataires ne sont pas tous égaux en matière de crédibilité et de professionnalisme. De ce fait, il est important de bien choisir l’agence de numérisation de documents qui sera en mesure de consulter et de manipuler vos données.
Vous connaissez désormais les grandes lignes de la numérisation de documents et de la saisie en ligne. Maintenant que vous connaissez les services proposés par les agences spécialisées en la matière, il ne vous reste plus qu’à faire appel à leurs services d’externalisation !
